طبق ماده ۶ قانون تجارت، کلیه اشخاص اعم از حقیقی و حقوقی بعد از ثبت شرکت جهت اظهار هزینه‎ ها و درآمدهای خود به دفاتر پلمپ نیاز دارند. علل نامگذاری دفاتر، به این نام به این علت است که تمامی صفحات این دفاتر در اداره مالیات و ثبت شرکت ها پلمپ می شوند بدین منظور کلیه شرکت‎ها در صورتی که کارکرد داشته باشند جهت تعیین نمودن عملکرد مالی خود موظف به تکمیل و ارائه این دفاتر هستند، عدم اخذ، تکمیل و ارایه این دفاتر باعث علی الراس شدن شرکت خواهد شد همچنین زمانی که شرکت فعالیتی هم نداشته باشد جهت اعلام عدم فعالیت خود به دارایی، باید دفاتر پلمپ شده خود را به صورت سفید یا خالی به حوزه دارایی شرکت تحویل بدهند.